"Microsoft 365 ist kein Backup: Was Microsoft schützt und was Ihr Problem ist"

Was die eingebauten Funktionen wirklich können

Microsoft 365 hat Papierkorb, Versionierung und Aufbewahrungsrichtlinien, und für alltägliche Missgeschicke reicht das völlig. Eine gelöschte Datei kommt aus dem Papierkorb zurück, ein überschriebenes Dokument aus einer früheren Version. Das Problem beginnt, wenn das Szenario nicht alltäglich ist:

• Fristen laufen ab: Papierkorb und Bibliotheks-Wiederherstellung funktionieren in begrenzten Zeitfenstern, gemessen in Wochen und Monaten. Wird eine Löschung später bemerkt, sind die Daten weg. Und Löschungen, die niemand rechtzeitig bemerkt hat, sind nach unserer Erfahrung der häufigste Fall.
• Aufbewahrung ist kein Backup: Eine Aufbewahrungsrichtlinie bewahrt, was Sie ihr sagen, nach Regeln, die jemand korrekt konfigurieren muss. Eine falsch konfigurierte Richtlinie sieht identisch aus wie eine richtige, bis zu dem Tag, an dem Sie sie brauchen.
• Ein gestohlenes Konto löscht legitim: Ein Angreifer mit Admin-Zugriff kann SharePoint leeren, Benutzer löschen und die Aufbewahrung verkürzen, und das System führt all das pflichtbewusst aus, denn aus Sicht der Plattform handelt ein autorisierter Benutzer. Dasselbe gilt für einen unzufriedenen Mitarbeiter kurz vor dem Abgang.
• Ransomware synchronisiert: Verschlüsselt Ransomware Dateien auf einem Laptop, synchronisiert OneDrive die verschlüsselten Versionen zuverlässig in die Cloud. Die Versionierung hilft hier oft, aber die Wiederherstellung tausender Dateien über die Bordmittel ist ein langsamer, unsicherer Prozess ohne garantiertes Ergebnis.

Was ein unabhängiges Tenant-Backup bedeutet

Ein unabhängiges Backup einer Microsoft-365-Umgebung bedeutet eine Kopie, die außerhalb des Tenants lebt: Exchange-Mail, SharePoint, OneDrive und Teams werden regelmäßig in einen getrennten Speicher kopiert, mit eigener Aufbewahrung, die Sie festlegen, und mit granularer Wiederherstellung, von einer einzelnen E-Mail bis zur ganzen Site. Die entscheidende Eigenschaft: Ein kompromittiertes Konto im Tenant kommt an diese Kopie nicht heran. Damit gilt für M365 derselbe Standard, der für Server schon immer galt, denn Daten, die nur an einem Ort existieren, sind nicht geschützt, auch wenn dieser Ort ein Microsoft-Logo trägt.

So prüfen Sie, wo Sie stehen

Drei Fragen zur schnellen Selbsteinschätzung. Erstens: Wenn heute jemand eine ganze SharePoint-Site löscht und Sie es in sechs Monaten bemerken, können Sie sie zurückholen? Zweitens: Wer hat Ihre Aufbewahrungsrichtlinien zuletzt geprüft, und wann? Drittens: Wie lange würde die Wiederherstellung des kompletten Postfachs einer Schlüsselperson dauern? Lautet die Antwort auf eine dieser Fragen "weiß ich nicht", verlassen Sie sich auf eine Annahme, nicht auf einen Schutz.

Fazit

Microsoft 365 ist ein hervorragender Dienst, und nichts in diesem Text behauptet das Gegenteil. Aber das Abonnement kauft die Verfügbarkeit der Plattform, keine Garantie, dass Ihre Daten menschliche Fehler, böse Absicht oder eine falsch konfigurierte Richtlinie überleben. Dafür braucht es ein unabhängiges Backup, genau wie bei Servern schon immer.

INTO MSP richtet für seine Kunden ein unabhängiges M365-Tenant-Backup ein, mit definierter Aufbewahrung und getesteter Wiederherstellung. Wenn Sie nicht wissen, was Ihr Tenant heute überleben würde, melden Sie sich für eine Überprüfung.